La digital workplace homogénéise les pratiques collaboratives

Une femme télé-travaille devant ses écrans
Le développement du télétravail accéléré par la crise sanitaire mène un nombre croissant d’entreprises à engager un chantier organisationnel et managérial. L’environnement de travail numérique intégré dont elles se dotent rassemble tous les outils pour collaborer à distance.

La crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19 a spectaculairement accéléré l’adoption du concept de “digital workplace”, un environnement de travail unifié permettant, selon la définition donnée par le cabinet Markess by exægis, “aux collaborateurs d’accéder aux applications utiles à leur quotidien, de communiquer, de collaborer et de gérer les connaissances”.

Lors du premier confinement, au printemps 2020, nombre d’entreprises font appel à des solutions disparates, faute de mieux, pour généraliser le télétravail. Les solutions de visioconférence connaissent alors des croissances à trois chiffres.

Dans une organisation de travail en mode hybride, la digital workplace permet de proposer une expérience collaborateur sans couture.

Deux ans plus tard, l’heure est à la rationalisation. Plutôt que d’empiler les outils, les organisations souhaitent se doter d’une plateforme réunissant toutes les fonctionnalités pour travailler à distance : la visioconférence, bien sûr, mais aussi la téléphonie d’entreprise, la messagerie instantanée, l’agenda partagé, le partage de fichiers, la coédition de documents et la gestion de projet.

Gagner en productivité, renforcer la sécurité

Cet espace de travail intégré a vocation à homogénéiser les pratiques collaboratives, dans l’espoir d’augmenter la productivité des équipes. Il renforce la sécurisation des outils collaboratifs en n’offrant qu’un seul point d’accès.

Dans une organisation de travail en mode hybride, la “digital workplace” permet de proposer une expérience collaborateur sans couture en assurant le continuum de l’activité. À domicile ou au bureau, l’employé dispose des mêmes outils et des mêmes sources de données sur son ordinateur ou dans la salle de réunion connectée.

Pour l’heure, cette digital workplace est surtout l’apanage des grandes entreprises et des organisations matures en termes d’adoption des nouvelles pratiques collaboratives. Au premier trimestre 2021, seuls 39 % des décideurs interrogés par le cabinet Arctus pour la dernière édition de son observatoire disposaient d’un espace numérique interne complet comprenant “des fonctionnalités d’information et de communication, collaboratives et sociales”.

Un marché à 2 milliards d’euros en 2023

Ce marché profite d’un contexte favorable. Selon une étude de Markess by exægis, il devrait afficher une croissance durable de près de 5 % par an en France, pour atteindre 2 milliards d’euros en 2023. Ce marché attire des acteurs divers. À côté de Microsoft et Google, qui dominent le segment avec leurs suites collaboratives Microsoft 365 et Workspace (ex-G Suite), figurent les spécialistes historiques de l’intranet et du réseau social d’entreprise comme Jalios, Jamespot, Talkspirit ou Whaller. En donnant un vernis collaboratif à leur offre, ces éditeurs français jouent la carte de la souveraineté nationale face aux géants du numérique américains.

D’autres fournisseurs positionnés sur ce marché viennent de la virtualisation du poste de travail (Citrix, VMware), des communications unifiées (Mitel, Alcatel-Lucent Enterprise), de la visioconférence (Zoom, Cisco WebEx), de la messagerie d’équipe (Slack), de la gestion de documents dans le cloud (Dropbox, Box) ou de la collaboration visuelle (Klaxoon, Mural, Miro).

À partir de son positionnement historique, chaque acteur complète son offre pour tenir la promesse de la fenêtre unique que le collaborateur ouvre le matin et ne ferme qu’en fin de journée. Spécialiste de la visioconférence, Zoom s’est, par exemple, enrichi de fonctionnalités de partage d’écran et de tableau blanc.

Les opérateurs télécoms tiennent, eux aussi, un rôle clé. Une digital workplace n’a d’existence que si elle s’appuie sur des réseaux robustes. Un collaborateur doit en effet disposer d’une connectivité permanente et sécurisée pour pouvoir travailler en tout lieu et à toute heure.

Pour survenir, le changement doit être accompagné

Une digital workplace ne se réduit toutefois pas à une question d’outillage. Il ne suffit pas de mettre une plateforme à disposition des utilisateurs pour que ces derniers s’en emparent et abandonnent leurs anciennes pratiques. À la question “Quels sont les principaux outils de communication et de collaboration avec vos collègues de travail ?”, les employés français répondent “l’e-mail” à 60 %, selon le dernier “État de l’art de la transformation interne des organisations” du cabinet Lecko.

Viennent ensuite les téléphones mobiles personnels (43 %), la messagerie d’entreprise (36 %), la visioconférence (29 %), les messageries instantanées (24 %) ou les espaces collaboratifs (19 %). La digital workplace n’arrive qu’à la septième place avec 7 % des réponses.

Faire évoluer les pratiques managériales

Projet structurant touchant à l’organisation même du travail, le déploiement d’une digital workplace doit s’accompagner d’un programme de conduite du changement. Il s’agit de sensibiliser aux bonnes pratiques du collaboratif et de rappeler dans quel cas utiliser l’e-mail, le chat, l’appel audio ou la visioconférence.

Les pratiques managériales doivent évoluer de concert avec les pratiques digitales. Au manager, en effet, de montrer l’exemple en coéditant un document en ligne plutôt qu’en apportant ses modifications dans une avalanche d’e-mails. C’est aussi au manager intermédiaire de cadrer les pratiques collaboratives. Mal utilisée, une digital workplace peut produire des effets inverses à ceux recherchés. “La visioconférence a augmenté le nombre de réunions et le temps passé en réunion sans pour autant augmenter l’efficacité des équipes, au contraire, alerte Lecko. L’infobésité ne fait que croître au détriment de la productivité.” Quant à la connexion continue, elle “élargit les plages travaillées et génère dans la durée une fatigue professionnelle”.

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